Como armazenar documentos de maneira conveniente em casa?

Existem muitas situações em que usamos apólices de seguro, certificados e certificados. Portanto, para ter em mãos os documentos necessários, as pessoas são obrigadas a guardá-los em casa. Mas como fazer isso corretamente para que nada se perca ou estrague?

Quais documentos precisam ser guardados?

Qualquer pessoa moderna tem muitos papéis para todas as ocasiões. Mas nem todos valem a pena armazenar.

Aqui está uma lista de documentos que você deve ter em casa:

• A lista abre com passaportes e outros documentos familiares. Por exemplo, testamentos, certificados.
• Certidões, procurações, recibos e outros itens relacionados a imóveis e transportes.
• Diplomas, diplomas, atestados, certificados que comprovem a disponibilidade de educação.
• Papéis relacionados à atividade profissional: cadernos de trabalho, convênios, contratos.
• Resultados de exames, políticas médicas e cartões.
• Cartões de garantia, recibos de eletrodomésticos e móveis.
• Documentos relacionados a impostos.

Separadamente, você pode selecionar documentos eletrônicos ou simplesmente dados em formato digital. Em regra, correspondem a um dos pontos anteriores e também estão sujeitos a armazenamento.

Por quanto tempo os papéis devem ser guardados?

Os documentos podem ser divididos por tempo de armazenamento. Depende do prazo de validade de cada crosta específica.

• Permanente. Esses papéis devem estar sempre à mão.São certidões de casamento, certidões de nascimento, diplomas comprovativos de escolaridade, dados médicos, informações autenticadas por notário, testamentos, certidões de pensões.
• Longo prazo. Documentos de imóveis, carros e itens caros. Isso também inclui documentos profissionais. Você também pode definir cheques e recebimentos aqui. Isso é algo que fica armazenado por muito tempo e permanece relevante por um determinado período de tempo.
• Curto prazo. Recomenda-se guardar certificados de serviços prestados por médicos, advogados e professores por três anos. Os contratos e declarações de serviços públicos assumem o mesmo período.
• Inútil. Você pode jogar fora imediatamente materiais educacionais e informativos desnecessários, instruções para coisas cuidadosamente estudadas, planilhas de cálculo, etc.

Separadamente, podemos observar os documentos opcionais, que, no entanto, são de grande importância para o seu titular. Isso inclui diários pessoais, notas, fotografias e outras recordações. Geralmente essas coisas também duram muito tempo.

Portanto, é aconselhável jogar fora tudo o que não é utilizado atualmente e que não pode ser útil no futuro. Para manter a ordem, é necessário limpar regularmente as lixeiras e se livrar do lixo acumulado, ao mesmo tempo que separa os documentos realmente importantes.

Dicas para armazenar papéis essenciais

Via de regra, a maioria das residências armazena papéis como padrão.

1. Primeiramente, os documentos são classificados por áreas: residencial, profissional, médica e outras.
2. Depois são colocados em pastas assinadas, o que com certeza evitará que você se perca nos papéis.
3. Os conjuntos resultantes são colocados em uma caixa ou saco separado. A propósito, por conveniência, muitas vezes são feitas partições dentro do “contêiner” para evitar que as pastas se misturem.Ao mesmo tempo, você precisa se certificar de que o local de armazenamento seja inacessível para crianças e animais, mas localizado de maneira conveniente para uso.

É uma boa ideia manter separados os documentos pessoais usados ​​com frequência. Seu passaporte, cartão médico, Número de Identificação de Contribuinte (NIF) e certificado de pensão caberão confortavelmente em sacos plásticos fechados com zíper. Essas embalagens são herméticas e mantêm o conteúdo em perfeita ordem, evitando, por exemplo, que se molhe. Ao mesmo tempo, os documentos relacionados com a saúde devem ser armazenados da forma mais acessível possível - para não perder tempo se forem necessários com urgência.

É sempre uma boa ideia ter em casa fotocópias de papéis importantes. Existem todos os tipos de casos, e essa reserva pode ajudar em uma situação imprevista.

Documentos particularmente importantes podem ser guardados num cofre. O mercado moderno oferece uma grande variedade de instalações de armazenamento, para que qualquer comprador possa escolher algo adequado. Mas é melhor guardar os documentos em um cofre e não em pastas plásticas - em caso de incêndio, o material que os compõe derrete mais rápido que o papel.

Maneiras não triviais de armazenar documentos

A descrição parece chata? Sem problemas! Existem maneiras mais interessantes e convenientes de armazenar papéis.

• • Quadro organizador. Existem muitas opções para esse dispositivo. Na sua forma mais simples, é um painel ao qual são fixados papéis por meio de botões. Em versões mais complexas, o quadro pode ter pequenas gavetas e suportes suspensos.

• • Mini cômoda. É exatamente igual a uma cômoda normal, mas muito menor. É muito conveniente armazenar documentos nele. Sendo classificados em diferentes compartimentos, eles nunca se perderão! As gavetas da cômoda podem ter tamanhos diferentes: pequenas para pequenos pedaços de papel, grandes para desenhos.

• • Caixa suspensa. Apenas uma pequena caixa ou cesto preso à parede como uma caixa de correio. Nesse caso, colocado no corredor, é conveniente guardar cartas e recibos trazidos.

• • Bolso para envelope. Semelhante à opção anterior, mas não é uma caixa, mas sim um envelope. Você pode anexá-lo a uma mesa, geladeira, armário. Permite armazenar documentos temporariamente necessários sem ocupar espaço valioso.

• • Cesta de lixo. Não, não é lixo - especial, para armazenamento. Colocado sobre uma mesa ou armário, pode ter vários compartimentos. Uma maneira simples, barata e eficaz de armazenar documentos.

• • Os papéis usados ​​com frequência podem ser guardados em uma pasta. Possui alça de transporte. Ele foi projetado para que os documentos nele contidos não fiquem enrugados. Normalmente projetado para papel A4. Se necessário, para não perder tempo procurando as crostas necessárias, basta pegar uma pasta e começar a trabalhar.

Usamos tecnologias digitais

Instruções para medicamentos, dispositivos e equipamentos de escritório ocupam muito espaço. É muito mais fácil armazená-los eletronicamente. Para isso, é necessário encontrar as mesmas informações na Internet e compará-las com o que está disponível na fonte do material para garantir sua identidade. Você pode simplesmente tirar uma foto das instruções e salvá-las em uma pasta no seu computador. Você só precisa selecionar este último de forma que não o exclua acidentalmente. É melhor gravar outra cópia dos arquivos resultantes em uma mídia externa, como um cartão de memória, ou enviá-la para armazenamento em nuvem.

Por precaução, você pode digitalizar outros documentos. Mas então você deve se preocupar com a segurança do sistema eletrônico contra um possível ataque de hackers. Ninguém gosta de vazamento de dados pessoais na Internet.

Aliás, usar um computador ou celular é conveniente para acompanhar o prazo de validade dos papéis. Basta inserir as datas desejadas no “calendário” para que o aparelho eletrônico avise sobre o término do prazo de validade de uma determinada crosta. Então só falta se livrar do papel desnecessário.

Talvez a regra principal para guardar documentos em casa seja simples: o trabalho cuidadoso e regular com os papéis domésticos é a chave para garantir que o documento necessário não se perca no momento mais importante.

Nem todos os documentos valem a pena ser guardados. Mas há muitos papéis que cada um de nós deveria ter conosco. Eles precisam ser mantidos em locais seguros e isolados, mas de fácil acesso. Você pode fazer cópias eletrônicas e regulares de documentos - elas provavelmente serão úteis. Em qualquer caso, o armazenamento cuidadoso e a classificação cuidadosa dos papéis ajudarão a mantê-los seguros.